La pestaña Correspondencia en
Word.
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo
para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos
del asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de
la pestaña Correspondencia. En esta pestaña se podrán encontrar funciones como:
Crear:
En este
recuadro se pueden modificar el documento para poder crear con él sobres o
etiquetas que son usadas para las cartas.
Los
sobres disponen de opciones
para modificar el tamaño del sobre, la fuente y la posición del texto, en la
pestaña Opciones de sobre. Es interesante observar
el dibujo que muestra la vista previa del resultado. Además, podremos indicar
la orientación del sobre en la bandeja de entrada, desde la pestaña Opciones de impresión.
En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qué tipo de etiquetas vamos a imprimir. En el
desplegable de Marcas deberemos elegir la marca del papel de etiqueta que
tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qué tipo en concreto se
trata. El listado es bastante completo, de modo que si elegimos cualquiera de
ellas, Word ya sabrá sus proporciones y será capaz de imprimir el texto
perfectamente ajustado a ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el listado
deberemos crear una Nueva etiqueta con el botón y establecer sus propiedades.
Iniciar
combinación de correspondencia: En este recuadro se puede ajustar e iniciar
la combinación de correspondencia que consiste en traer nombres y otra
información de una base de datos.
Cuando combinamos
correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento
principal y el origen de datos.
- Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
- Origen de datos. Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el
origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro
corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el
origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila
correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la
dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Permite abrir el cuadro de
diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios
convenientes.
Escribir e insertar campos:
En este
recuadro podrá especificar los datos que quiere que sean reemplazados por la
información de la carta modelo.
Permite resaltar los campos
combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a campos
combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro
del documento.
Permite insertar en la posición
del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.
Permite insertar en la posición
del cursor una línea de saludos tal como vimos con el asistente.
Permite insertar en la posición
del cursor un campo del origen de datos. El campo aparecerá en el documento principal
entre << y >>
esto nos indica que ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se
ejecute la acción de combinar.
Vista previa de resultados: En este menú podrás utilizar una barra de
desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios.
También podrás
buscarlo o comprobar algún tipo de error por tu parte en la creación de la
carta. En
este recuadro se muestra como sería el resultado al realizar la acción
anteriormente nombrada.
El
origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al
combinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el origen. Los
siguientes botones permiten desplazarse por las filas del
origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los
esperados.
Primer registro del origen.
Registro anterior.
Este cuadro
permite saber qué registro se está visualizando, y
también permite ir directamente a un registro
determinado escribiendo el número de registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos
ese 1 por un 4, se
visualizará el documento con los datos del cuarto cliente.
Registro siguiente.
Último registro.
Cuando
el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un
registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de
desplazamiento, en estos casos se utiliza el botón (Buscar destinatario) . Permite
ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qué campo lo
tiene que buscar.
Al hacer clic en el
botón (Buscar destinatario) aparece
el cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos en la
imagen.
En
Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.
En
Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en
el que tiene que buscar el valor.
Hacer
clic en el botón Buscar siguiente. Si no encuentra
ningún registro de las características buscadas, nos lo indica mediante un
mensaje.
La
búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese
momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de
datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por
si queremos que siga buscando desde el principio del origen.
Si
encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y
aparece un cuadro de diálogo donde podemos seguir buscando otro registro con
las mismas características.
Finalizar: En
este recuadro se finaliza la combinación de datos reemplazados.
